L’archivio storico della Provincia di Pisa, come sezione separata per la conservazione della documentazione anteriore all’ultimo quarantennio, è nato ufficialmente nel 1966. Con deliberazione della Giunta Provinciale n. 8 del 15 gennaio 1966 - "Archivio dell'amministrazione provinciale dal 1871 al 1959. Scarto degli atti ed istituzione di una sezione separata per la conservazione di quelli immediatamente anteriori all'ultimo quarantennio"- a seguito di un sopralluogo effettuato dal Direttore dell'Archivio di Stato di Pisa, Dr. Bruno Casini, delegato della Soprintendenza Archivistica per la Toscana di Firenze, venne infatti disposta l'istituzione della Sezione Separata d'archivio, come previsto dal Decreto del Presidente della Repubblica n. 1409 del 30 settembre 1963.

Anche l’archivio provinciale di Pisa, come tanti bacini documentali italiani, ha subito alterne vicende e di queste se ne individuano le tracce nell’organizzazione e nella dislocazione fisica delle carte.

L’archivio storico della Provincia è costituito dalle carte prodotte dal 1836 al 1963.

Presso il palazzo della Provincia, in Piazza Vittorio Emanuele II, è conservata la documentazione dal 1924 al 1963, quindi solo  una parte del patrimonio, poiché, per mancanza di spazi adeguati, negli anni Settanta è stato necessario depositare le carte dal 1836 al 1923 presso l’Archivio di Stato di Pisa. E tale documentazione, 426 pezzi, giace ancora là. Anzi, dai documenti[1] si evince che già nel 1957 furono depositati presso l’Archivio di Stato altri atti dell’Amministrazione Provinciale anteriori al 1865, e cioè 48 filze di documenti dell’Ispettorato Compartimentale delle Acque e degli Ingegneri del Circondario. Questi ultimi, insieme con gli altri atti della stessa natura versati dall’Ufficio del Genio Civile, completano il fondo della Camera di Soprintendenza.

L’affidamento della custodia all’Archivio di Stato probabilmente nasceva dall’esigenza di mettere in sicurezza documentazione riordinata tra il 1965 ed il 1971 dal dott. Bruno Casini, che   ne ha curato anche l’inventario[2].

Dopo l’ intervento operato dal dott. Casini, si hanno scarse notizie di provvedimenti interessanti la tenuta dell’archivio provinciale, fino a quando, nella seconda metà degli anni Novanta, l’attenzione ed il rispetto per gli archivi hanno senza dubbio costituito motivazione fondamentale per un’importante rilevazione da parte della  dott.ssa Susanna Orefice su tutta la documentazione prodotta dalla Provincia nel corso della sua esistenza.

Più recentemente, la Provincia ha affidato l’incarico del riordino dell’archivio ad un gruppo di lavoro interno all’Ente, coordinato dalla Dr.ssa Patrizia Frangioni e supportato dalla consulente archivista Dr.ssa Sara Guiati.

L’occasione si è rivelata utile per pensare e poi realizzare una banca dati di tutta la documentazione storica. Il software scelto è SESAMO, un prodotto realizzato dalla Regione Lombardia appositamente per la schedatura ed il riordino di materiali d’archivio secondo standard internazionali per la descrizione archivistica ISAD (G) e ISAAR (CPF). Inoltre SESAMO[3] è anche uno strumento tra i più congeniali con cui si crea e si incrementa il SIUSA (Sistema Informativo Unificato per le Soprintendenze Archivistiche): un  progetto dell’Amministrazione Archivistica di Stato che vuol gettare le basi per un sistema info - telematico nazionale.

Attualmente, la base dati dell’archivio storico provinciale di Pisa conserva circa duemilacinquecento records dove sono stati descritti ogni singolo pezzo (registro, busta, faldone), compreso  lo spezzone dell’archivio conservato presso l’Archivio di Stato di Pisa. La scelta nasce dalla volontà di assicurare il senso di organicità e di unità all’archivio e di rendere agevole l’accessibilità e la consultazione delle carte da parte degli studiosi.